J’ai choisi Toodledo pour gérer mes projets personnels et mon temps

 

image La réponse de Nassim Taleb à une question sur la gestion du temps

Il y a quelques jours, j’ai annoncé mes 2 axes de recherche pour les 6 derniers mois de l’année et à la lecture de cet article, vous avez sûrement ressenti la tension qui existe entre les ambitions et le temps. En effet, quelque soit vos projets, la contrainte temps sera toujours présente. C’est ce qui fait que plusieurs personnes commencent des activités, des projets, des tâches mais ne les terminent jamais.

Comme toujours, cette situation a nourri un important marché sur la gestion du temps, le “time management”… Des livres ont été publiés là dessus, des séances de formation, des séminaires, et même des coachs qui proposaient des séances de “coaching” en gestion de temps. Et ce marché est toujours florissant. Confronté à ce problème, j’ai moi-même plongé dans la littérature sur la gestion du temps et après moult recherches et expérimentations, j’étais toujours à la case départ, sans solution soutenable.

Quand on établit une liste de tâches ou de projets à accomplir, la discipline est le seul fil conducteur : entre vos multiples occupations, vous devez trouver le temps pour bien faire ce que vous avez prévu.

Durant mes expérimentations, j’ai d’abord choisi un outil pour m’accompagner dans cette discipline : ToDoist, excellent outil mais trop touffu de mon point de vue. A la suite, j’ai enchainé une série d’outils : Any.do, Wunderlist, Google Keep, SolCalendar,..etc. Rien ne semblait à mon goût, du moins ne répondait à mes attentes. Finalement, j’ai refondu tout mon emploi de temps et je l’ai organisé en thèmes, thèmes que j’ai reporté sur Google Agenda.

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Après un mois d’utilisation de Google Agenda, je me rends compte que cette solution n’est pas idoine pour les projets personnels. C’est un outil intéressant lorsque l’on a des évènements qu’on ne souhaite pas manquer ou des rendez-vous importants. Ce n’est pas un outil pour gérer par exemple un projet d’écriture de livre. Vous n’avez pas de flexibilité dans l’emploi du temps. La journée est découpée en 24 heures et vous devez remplir les plages horaires avec les tâches. Si vous mettez “écrire” dans l’agenda comme tâche entre 8h et 9h, si vous passez ce temps pour cause d’empêchement, vous êtes dérangé psychologiquement. Vous avez le sentiment de ne pas avoir pleinement accompli votre début de journée. Et soyez-en sûr, ce sentiment désagréable affectera le reste de votre journée. De plus, en découpant votre journée en petits morceaux de temps, vous aurez l’impression à la longue de fonctionner comme un robot. Tout le sel de la joie de vivre se dissout si votre vie est écrite comme un scénario de film où tout écart est encadré, non toléré. C’est à travers cette expérience que j’ai compris pourquoi aucune méthode de gestion de temps était meilleure : en voulant tout programmer précisément, on ne vit plus. Le tweet de Nassim Taleb ne dit pas autre chose.

Je me suis mis donc à chercher non pas un outil de gestion de temps, mais un outil de gestion de projets personnels, plus flexible sur le temps. Après une recherche fouillée sur le web, je suis tombé sur un article  du site web de Zapier : “The Best Project Management Software: 50 Tools for Team Task Management”. Dans cet article, on présentait 50 outils pour la gestion de projets. J’ai entrepris de lire attentivement cet article et de sélectionner un pool d’outils sur la base de critères suivants :

  • Possibilité de synchronisation entre les différents appareils : l’outil devait être accessible à la fois sur mon ordinateur, ma tablette et mon téléphone.
  • Simplicité : l’outil devait être simple dans l’utilisation et aussi simple fonctionnellement.
  • Prise en compte à la fois de projets collaboratifs ET de projets personnels : c’était le critère le plus important pour moi car la plupart des outils de gestion de projets partent du principe qu’un projet rassemble nombre de personnes et cela n’est pas faux. Ainsi, l’outil est très axé dans sa conception sur la collaboration et la communication, deux points importants dans une équipe de gestion de projets. Seulement, pour ma part, il s’agit aussi de projets personnels, une seule personne qui a des projets à réaliser.
  • Flexibilité : la possibilité de modifier  les priorités, les dates, ou l’affectation pour une tâche ou un projet.

J’ai donc parcouru les 50 outils de gestion de projets et j’en ai sélectionné quatre (04) :

Après sélection, j’ai entrepris de les installer sur ma tablette et les utiliser pour voir ce qui convenait le mieux à mes attentes. Après plusieurs jours d’utilisation, j’ai jeté mon dévolu sur TOODLEDO qui m’offre la possibilité d’ajouter simplement les tâches à faire, de les organiser par projets, de les modifier autant de fois que besoin se présentera et surtout de classer ces tâches par ordre de priorité. En commençant par l’unité élémentaire d’un projet qui est la tâche, j’ai été séduit. Les autres font pareils mais commencent par l’équipe ou les collaborateurs, option pas nécessaire dans mon cas.

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On peut critiquer mon approche dans la mesure où je n’ai pas bien défini mes besoins dès le départ. En réalité, c’est bien un outil de gestion de tâches, avec possibilité d’affectation par projet que je souhaitais. Mais entre de grandes annonces et la prouesse des designers qui permettent pour chaque outil de se présenter sous un meilleur angle quelque soit l’outil sélectionné, il est difficile de faire un choix si vous n’installez pas et n’utilisez pas l’application. Si vous doutez de ces propos, allez à la page d’accueil de n’importe quelle application parmi ces  50 outils de gestion de projets. Il vous sera difficile de faire un choix si vous parcourez les différentes pages d’accueil.

Il ne me reste plus qu’à me mettre au travail. Chaque matin, je parcoure la liste des tâches et j’opère une sélection de quelques tâches en fonction de la journée car chaque journée est UNE journée, sans commune mesure avec la veille. Si une journée est chargée d’imprévus ou de situations où je ne maitrise plus le temps, aucun stress : la tâche est renvoyée à une date ultérieure. Ainsi, je peux affronter chaque journée sans soupirer à chaque fois qu’un imprévu se pointe à l’heure où j’avais prévu me consacrer à la lecture par exemple. C’est cela la meilleure méthode de gestion de temps.


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